GTD （Getting Things Done）时间管理提高效率简介

朴灿烈づ我的快乐病毒、 2021-08-28 17:51 417阅读 0赞

**目录**

一、GTD可能并不是你认为的GTD

二、GTD的作用原理

三、五个步骤的优化方法

1、收集：设置生肉库

2、判断：为“生肉”打标签

3、整理：清空生肉库

4、复查：执行前的最后准备

5、执行：按顺序执行

四、成为GTDer

1. GTD的初次配置

2. GTD的日常使用

3. GTD的崩溃应对

五、写在最后

--------------------

若你是效率控，必定久仰GTD大名，它算的上时间管理界的逼格代表。这格就格在，复杂难懂，不好上手。

这篇文章是我研读《Getting Things Done》并结合多年GTD使用经验所写，尽量还原GTD全貌，澄清误区，提示可能触及的雷区。希望读完我的文章后，能让您把GTD用的明明白白。

## 一、GTD可能并不是你认为的GTD ##

既然想用，那得知道它有何用。时间管理、提高效率，一提GTD就这两词。显然，这两词太抽象。多数人认为，GTD能充分利用一天时间做更多事，部分人认为GTD能治疗拖延症，更有人把GTD作为提醒器，对抗遗忘。

这些确为GTD所及之事，但非核心卖点。Kindle能压泡面，但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点，否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle，不是吗？

GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙，一天还没过完，精力已耗竭，打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费，完全可用第三方纸笔或软件等代替，待需处理此事之时，再进入大脑，而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率，还可节省精力，应付更多工作。GTD的功效在[《都忙成狗了，还觉得荒废人生，怎么破？》][Link 1]一文中已详述。

由此可见，GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙，只是时间利用率不高，爱拖延，爱磨蹭，GTD不是不能用，但也要明白，它并不是为这种情况设计的。

## 二、GTD的作用原理 ##

做任何事，都遵循客观的五个步骤：收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例：

*  **收集**：询问有几位客人赴约，分别喜欢吃什么。
 *  **判断**：判断客人的喜好，哪些能满足，哪些不能满足，需要多少份食物。
 *  **整理**：记下准备做的菜，准备买的食材。
 *  **复查**：检查还有何遗漏之处。
 *  **执行**：设宴之日，按预想好的操作即可。

![format_png][]

做事的五个步骤

前四步是准备期，显然准备越充分，执行越轻松。现实情况是，很多人前四步随便做做，导致问题积压在执行阶段，手忙脚乱，还是以「家中请客设宴」为例：

*  **收集**：问来的喜好只记在脑子里，漏了，忘了，记错了。
 *  **判断**：判断需基于收集来的信息，前面记的乱七八糟，判断自然很模糊。
 *  **整理**：脑子里大概想想做什么菜，要买什么食材。
 *  **复查**：随便想想，好像差不多了。
 *  **执行**：请客之日，A问想吃的鸡翅有没有，你才想起来；某道菜要提前腌制才入味，现在来不及了；记得家中还有一瓶酱油，怎么就用完了？

GTD理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。

每个步骤都是下一步的基石，若全储存在大脑中，大脑会很累。换句话说，我们能轻易说出事情的来龙去脉：

> 我在炸鸡翅，因为A说想吃，反正我会做，也正好有食材。其实A更喜欢红烧鸡翅，我记得家中有酱油的，怎么找不到了，只能炸了。希望端给他的时候，他不要嫌弃。

GTD则要求忘记前因后果，因为早已用纸笔或软件记录，所以一个使用GTD的人是这样的：

> 为什么在炸鸡翅？管他呢，反正现在就是炸鸡翅。我要翻面了，否则糊了。  
> 炸完之后，看一眼GTD系统，上面写着：把鸡翅端给A。

GTD理论认为，前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松，也更专注，提高效率是自然之事。

> **注意事项**
> 
> 收集、判断、整理、复查、执行，五个步骤尽管贯穿GTD，却非GTD提出的做事方法。而是通过观察，发现人们客观上就是这样做的。GTD基于客观，对五个步骤进行优化。

## 三、五个步骤的优化方法 ##

### 1、收集：设置生肉库 ###

你需要一个生肉库来代替大脑记忆，将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章，会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象，因为收集的全是原始信息，像没字幕的原版片，是生肉，待加工。

![format_png 1][]

五步骤中的第一步：收集

生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本，这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等，这是虚拟生肉库。根据实际情况，可设置1-2个生肉库，勿多勿少，适用最好。

有些人看到这，要开始纠结工具了。GTD用纸笔即可搞定，高效的工具当然更佳，但为了不沦为“玩工具”，本文仅以纸笔为例。

![format_png 2][]

写在纸上的生肉库

> **注意事项**
> 
> 不仅仅把“准备做的事”记入生肉库，而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。
> 
> GTD的作用是分配脑力，但凡要用脑的信息，都放入生肉库。

收集阶段如何避免崩坏

**1. 所有信息统统放入生肉库，一个不落。**如果生肉库中只是部分信息，你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。

领导让你采购5样商品，你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走，只能在超市里拼命回想。当你一旦想起，会直奔货架，若再掏出纸笔完善购物清单，明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦，而不是更轻松。

**2. 不要超过2秒。**根据我的实践经验，单条收集时间超过2秒，代表收集方法太麻烦，麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况：

1.  不合理的生肉库：扫码送红包的促销单，放盒子里即可，不用拍成照片存印象笔记。
2.  做多余的事：常见于用APP做生肉库。周三14点开会，如此记录即可。不用设定时间提醒，分类，标注重点等等。这是后面的事，不要在收集阶段做。
3.  执念：常见于手账控。记个信息要画花，要贴纸，要换颜色，不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。

**3. 定期清空生肉库。** 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物，我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成，而是把“生肉”从生肉库里移出，进入下一环节。

### 2、判断：为“生肉”打标签 ###

收集的后一步是判断。所谓判断，是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问，再根据答案给“生肉”打标签。

![format_png 3][]

五步骤中的第二步：判断

**Q1: 这是什么？**

收集阶段要求不超过2秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入Q2。

![format_png 4][]

Q1：这是什么？

**Q2: 现阶段是否执行？**

如果不能执行，从`没用` `可能会做` `可能有用` 中选1个标签打上，判断结束。  
如果可以执行，进入Q3。

> **没用：**过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。  
> **可能会做：**想做但不是现在。比如，网上推荐的美食，有机会打算去吃。别人推荐的电影，有空打算去看。  
> **可能会用：**今后会派上用处的信息。比如，外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。

![format_png 5][]

Q2：现阶段能否执行？

**Q3：2分钟内能否完成？**

2分钟内可完成，打上`2分钟`标签，判断结束。  
如果耗费2分钟以上，请进入Q4。

![format_png 6][]

Q3：2分钟内是否完成？

**Q4：能否一步完成？**

如果不能，打上`多步`标签，判断结束。  
如果一步即可搞定，请进入Q5。

> **一步**：一个动作即可完成。比如，打电话给小王、丢垃圾、复印合同。  
> **多步**：一个以上动作才可完成。比如，策划年会，主题演讲、通过英语六级考试。

![format_png 7][]

Q4：能否一步完成？

> **注意事项**
> 
> 同一动作在不同场景下，可能是「一步动作」也可能是「多步动作」，视情况而定。例如：签合同。
> 
> 如果你已和对方谈妥，仅差签字。这是「一步动作」。  
> 如果没有谈好，签字之前，还有商讨细节，双方确认等步骤，这就是「多步动作」。
> 
> GTD中把一步完成的事称为「行动」，把一步以上完成的事称为「项目」。

**Q5：自己做？别人做？**

如果自己做，打上`自己做`标签，判断结束。  
如果别人做，打上`别人做`标签，判断结束。

![format_png 8][]

Q5：自己做还是别人做？

至此，判断全部结束，打标后的生肉库见下图。实际使用中，打标可在脑内进行，没必要写下来，此处仅为示例。

![format_png 9][]

生肉库的打标示意图

### 3、整理：清空生肉库 ###

整理是把“生肉”从生肉库中移出，按其标签，分类处置。你需要几张纸，写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单；存放资料的文件夹（可虚可实）；一本日历。

![format_png 10][]

不同标签对应不同处理方式

上图是不同标签的生肉对应的去处，下面将依次详述。

没用 - 垃圾桶

有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细，二是事情有变，有用变无用。别因此沮丧， `没用` 标签的生肉直接丢掉。

![format_png 11][]

没用的条目直接划掉

可能会做 - 愿望清单

想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如，网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能，等等。这份清单可以理解为“mark”，先标记一下，有空再说。

![format_png 12][]

从生肉库划去，放到愿望清单

> **小技巧**
> 
> 建议完善“生肉”措辞。如果以「想」字开头，语义将更明确。

可能有用 - 文件夹

这些通常不是任务，而是资料。不可丢弃，留备待查。实体资料可用文件夹保存，虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多，以后会对此逐一推荐。但切记，不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜，也不代表摄影水平高超。

![format_png 13][]

从生肉库划掉，放到对应的保存点

2分钟 - 立刻去做

2分钟内能完成的事，直接做掉，删除即可。

![format_png 14][]

做完从生肉库中划去

自己做 - 执行清单、日历

标为 `自己做` 的生肉，移到「执行清单」。如有准确日期，则标在日历上。

![format_png 15][]

从生肉库划去，写到对应的执行清单和日历

> **小技巧**
> 
> 建议完善“生肉”措辞。加上动词或以动词开头，语义将更明确。

准确日期指仅可在这天执行，早不行，晚也不行。

别和开始和截止日期弄混。比如，10日-15日开团买面膜。不可标注在10日，也不可标注在15日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。

这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动，会令人麻木，久而久之将不再对日期敏感。

别人做 - 等待清单

交给别人做的事，写在「等待清单」中。虽无需自行动手，但仍为分内事，必要时或许要催促，因此不能简单删除，而要留有痕迹。

![format_png 16][]

从生肉库划去，写到等待清单

> **小技巧**
> 
> 建议完善“生肉”措辞。如果以「等」字开头，语义将更明确。

多步 - 项目清单

「项目清单」较特殊，移出时不作为内容，应使用全新空白纸，作为标题。

![format_png 17][]

每个项目对应一个清单

将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动，汇总到项目清单。

![format_png 18][]

汇总到项目清单

进一步分解项目，预计该项目还需哪些「一步行动」，再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。

![format_png 19][]

预想行动，并抄到对应清单

此处的项目分解是凭经验做的预想，执行起来并不一定就此发展，且极可能漏掉。这些无需担心，只要严格按照GTD流程，这些问题可在复查阶段被修正。

这也正是为何明明重复，却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要，混在其他清单中加大分辨难度，不易复查。筛选和回想很费脑，而GTD的宗旨是省脑。

至于为何不把其他清单上的去掉，仅用「项目清单」，这就涉及执行阶段如何省脑了。

> **注意事项**
> 
> 抄来抄去确实繁琐，实际操作并不会用纸笔，而是APP。用GTD适配度高的软件，没有这么麻烦。

### 4、复查：执行前的最后准备 ###

很多人能用GTD，但用不久，跑着跑着就崩，症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”，但我觉得认为表达不精准，容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查，而不是“人生跑马灯”。

复查是执行前的最后准备。明天要出差了，今晚再检查下行李是否缺漏；马上要考试了，进场前再检查下手机是否关机；马上要表演了，上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似，执行前再检查一遍前面的步骤，看是否已按要求处理。

![format_png 20][]

执行前的再检查

GTD理论要求的回顾频率是每周一次，通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快，每周复查跟不上步调，有必要加强复查频率，保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查，一般5-10分钟即可。

复查的步骤

1.  检查「生肉库」是否清空。
2.  检查「愿望清单」是否有条目需要执行，转化成行动或项目。
3.  检查每张「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
4.  检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动，也就是催促。
5.  检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

> **复查心得**
> 
> 起初使用GTD并不能完全放心，尽管晚上都安排妥当，第二天早晨我还看下清单，需对今日事项做到心中有数。
> 
> 熟练使用GTD后，早晨的复查已省去。我不需要提前知道，开始做了才去想。如果你对GTD不能做到完全依赖，也可先这样过度。

再次强调，复查是GTD中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上，不复杂但很关键。不做这步，之前全费。

### 5、执行：按顺序执行 ###

执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD对如何挑选也做了指导：

1.  先做「日历」上的事项。
2.  再做突发工作。指临时指派给你，较为紧急的工作。如果不紧急，放入生肉库。
3.  做「行动清单」上的事项。如果你的「行动清单」上有超过50条行动，挑选就成了麻烦，需用到GTD中的「情境」技巧（我的其他文章会介绍）。如果没有超过50条，就挑能做的做吧。

如果上述行动全部执行完毕，就运行GTD系统，也就是处理生肉库，判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了，恭喜你，完美的一天。

## 四、成为GTDer ##

看完上述介绍，若你有意着手一试，可遵以下步骤开始：

### 1. GTD的初次配置 ###

*  准备好GTD工具，可以是手账、APP等。
 *  找个空闲的周末，整理所有的待办事宜、想法等，放入生肉库。
 *  判断、打标，分别整理到对应的清单。

### 2. GTD的日常使用 ###

*  执行：先做「日历」、再做突发事件、再做「行动清单」，如此循环。
 *  生活中，所有的闪念、新任务、新资料等，放入「生肉库」。
 *  临睡前复查：清理「生肉库」、判断、打标、分解项目、整理到对应清单。

### 3. GTD的崩溃应对 ###

*  将没有记录的“生肉”从脑内拿出，放入「生肉库」
 *  执行复查环节，GTD即可回到正轨。

## 五、写在最后 ##

GTD的方法已经写完了，指望它治疗拖延症的人，可能要失望。GTD没有提醒环节，无法在堕落之时唤起努力之心。使用GTD的感觉，更像打网游。我要干嘛呢？看看任务单吧。让人高效打怪升级，不在游戏中迷茫。如果连游戏都不打开，GTD实则无用。

[Link 1]: https://www.jianshu.com/p/a54fd5112281
[format_png]: /images/20210728/d36ffeb716594924b70a748a12100d3d.png
[format_png 1]: /images/20210728/d55f81e3af9a45a89602de27a6d0b433.png
[format_png 2]: /images/20210728/eac2e5e05241472585214b70b47299ea.png
[format_png 3]: /images/20210728/6269a003ca3a4463bba64cc041b68f3c.png
[format_png 4]: /images/20210728/d20c8a57b1c445ee9ea00419c65f04f2.png
[format_png 5]: /images/20210728/cfd0e7e05d61438580714a5cfbb2b14e.png
[format_png 6]: /images/20210728/cda93b304eab437092e4c4947c0e44e3.png
[format_png 7]: /images/20210728/72a80d1972064f4e90bb2be6d77929a6.png
[format_png 8]: /images/20210728/88e396cd8ed6476988c3192e7044cb77.png
[format_png 9]: /images/20210728/5472d1c2e36947829820a6546b9a97dc.png
[format_png 10]: /images/20210728/ab4d1e2c28b84bc7a17fe616e6809e25.png
[format_png 11]: /images/20210728/fe9fe85824374329a96a8cfc2ad0d212.png
[format_png 12]: /images/20210728/1a892a0a35f04341ad201cecf17fe966.png
[format_png 13]: /images/20210728/dde6bc389e774e83afe1bbe9f17748a0.png
[format_png 14]: /images/20210728/7c6e1dc7883c46c79079d16dad460d6b.png
[format_png 15]: /images/20210728/d1bc6b346c18493ba978212823f2ac64.png
[format_png 16]: /images/20210728/d9d49a660324451ba6afa7795b830eba.png
[format_png 17]: /images/20210728/a597a7b41afb4a1189fd38327eafd5b0.png
[format_png 18]: /images/20210728/f8830671c04d4c738a696ec532ecf608.png
[format_png 19]: /images/20210728/c66a99ae7df2495f8a5ffd9b32c83dee.png
[format_png 20]: /images/20210728/3ac78e91bfe04a0ea5ee55688da6405f.png