软件工程IT项目管理复习之十：项目沟通管理

梦里梦外; 2023-09-30 19:17 38阅读 0赞

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## 学习目标 ##

了解良好的项目沟通的重要性以及培养软技能的必要性，尤其是对IT项目经理及其团队而言

审查与通信相关的关键概念

解释规划项目沟通的要素以及如何创建沟通管理计划

描述如何管理通信，包括通信技术、媒体和绩效报告

讨论控制通信的方法，以确保在整个项目生命周期内满足信息需求

列出改善项目沟通的各种方法，如有效召开会议、有效使用各种技术和使用模板

描述软件如何增强项目沟通管理

## 一、项目沟通管理的重要性 ##

许多项目的最大威胁是沟通失败

我们的文化并没有将IT专业人士描绘成优秀的沟通者

研究表明，IT专业人员必须能够有效沟通，才能在其职位上取得成功

强大的口头和非技术技能是IT专业人员职业发展的关键因素

项目沟通管理包括：

规划通信管理：确定利益相关者的信息和通信需求

管理通信：根据通信管理计划创建、分发、存储、检索和处置项目通信

控制沟通：监测和控制项目沟通，以确保满足利益相关者的沟通需求

## 二、良好沟通的关键要素 ##

项目经理表示，他们将90%的时间用于沟通

需要关注群体和个人的沟通需求

使用正式和非正式的沟通方法

及时有效地分发重要信息

为传达坏消息做好准备

确定通信信道的数量

人不是可互换的零件

正如布鲁克斯在《神话人月》一书中所描述的那样，你不能假设一项原定耗时两个月的任务可以由两个人在一个月内完成

九个女人不能在一个月内生孩子！

研究表明，在面对面的互动中：

58%的交流是通过肢体语言进行的。

35%的沟通是通过言语表达

7%的交流是通过所说的内容或语言进行的

注意不仅仅是某人所说的话

一个人的语调和肢体语言可以反映出他或她真实的感受

### 个性对交流方式的影响 ###

内向的人喜欢私下交流，而外向的人喜欢在公共场合讨论事情

直觉的人喜欢了解全局，而感性的人则需要循序渐进的细节

思考者想知道决策背后的逻辑，而感觉人们想知道某件事对他们个人的影响

判断人们被驱使去完成最后期限，同时认为人们在制定和执行计划时需要更多的帮助

在IT项目中，简短、频繁的会议通常非常有效

独立会议迫使人们关注他们真正需要沟通的内容

一些公司制定了政策，禁止在一周中的特定时间甚至全天使用电子邮件

不要隐藏关键信息

不要害怕报告不良信息

通过会议和非正式会谈进行的口头交流有助于将重要的信息公开

接收方很少会完全按照发送方的意图解释消息

地理位置和文化背景影响项目沟通的复杂性

不同的工作时间

语言障碍

不同的文化规范

### 确定沟通渠道的数目 ###

随着参与人数的增加，沟通的复杂性也会增加，因为人们可以通过更多的沟通渠道或途径进行沟通。

通信信道数=n（n-1）/2

其中n是涉及的人数

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## 三、计划沟通管理 ##

每个项目都应包括某种类型的沟通管理计划，一份指导项目沟通的文件

通信管理计划因项目需要而异，但应始终准备某种类型的书面计划

对于小型项目，沟通管理计划可以是团队合同的一部分

对于大型项目，它应该是一个单独的文档

沟通管理计划包括但不限于如下几点：

1.利益相关者沟通要求

2.要传达的信息，包括格式、内容和详细程度

3.谁将接收信息，谁将制作信息

4.传达信息的建议方法或技术

5.通信频率

6.解决问题的上报程序

7.更新通信管理计划的修订程序

8.通用术语表

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## 四、管理沟通 ##

管理沟通是项目经理工作的重要组成部分

在适当的时间以有用的格式将项目信息提供给适当的人，这与开发信息一样重要

重要的考虑因素包括技术的使用、使用的适当方法和媒体以及绩效报告

如果使用得当，技术可以促进创建和分发信息的过程

选择合适的沟通方法和媒体很重要

### Classifications for Communication Methods ###

交互式通信：两个或多个用户通过会议、电话或视频会议进行交互以交换信息。确保共同理解的最有效方式

推送通信：信息通过报告、电子邮件、传真、语音邮件和其他方式发送或推送给收件人，而无需他们的请求。确保信息被分发，但不确保信息被接收或理解

拉式沟通：信息通过网站、公告栏、电子学习、博客等知识库和其他方式发送给收件人

### 报告绩效 ###

绩效报告使利益相关者了解如何使用资源实现项目目标

状态报告描述了项目在特定时间点的状态

进度报告描述了项目团队在一段时间内完成的工作

预测基于过去的信息和趋势预测未来的项目状态和进度

## 五、控制沟通 ##

控制通信的主要目标是确保整个项目生命周期内信息的最佳流动

项目经理和项目团队应使用他们的各种报告系统、专家判断和会议来评估沟通的效果。如果存在问题，项目经理和团队需要采取行动，这通常需要更改早期的项目沟通规划和管理流程

让项目团队外部的一名协导员评估沟通效果通常是有益的

## 六、改进项目沟通的建议 ##

### 培养更好的沟通技巧 ###

大多数公司在员工的技术培训上花费了大量资金，即使员工可能会从沟通培训中获益更多

个体员工也更有可能自愿参加学习最新技术的课程，而不是开发软技能的课程

随着组织越来越全球化，他们意识到必须投资于改善与来自不同国家和文化的人的沟通

改善沟通需要领导力

### 运行有效的会议 ###

确定是否可以避免会议

确定会议的目的和预期结果

确定谁应参加会议

在会议前向与会者提供议程

准备讲义和视觉辅助工具，并提前做好后勤安排

专业地管理会议

为会议制定基本规则

建立关系

### 有效使用电子邮件和其他技术 ###

确保电子邮件、即时消息、短信或协作工具是您想要沟通的适当媒介

确保将信息发送给正确的人

使用有意义的主题行，将电子邮件的内容限制在一个主要主题上，并尽可能清晰简洁

确保授权合适的人共享和编辑您的协作文档

SharePoint门户允许用户创建自定义网站以访问存储在共享设备上的文档和应用程序

Google Docs允许用户在线创建、共享和编辑文档、电子表格和演示文稿

wiki是一个网站，旨在使任何访问它的人都能贡献或修改网页内容

### 使用项目通信模板 ###

许多技术人员害怕寻求帮助

为项目沟通提供示例和模板可节省时间和金钱

组织可以开发自己的模板，使用外部组织提供的一些模板，或使用教科书中的样本

回想一下，研究表明，在项目管理方面表现出色的公司可以有效利用模板

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组织和准备项目档案也很重要

项目档案是一整套有组织的项目记录，提供了项目的准确历史

这些档案也可以为未来的项目提供有价值的信息

## 总结 ##

项目通信管理的目标是确保及时、适当地生成、收集、传播、存储和处置项目信息

主要流程包括：

计划通信管理

管理通信

控制通信

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