如何让你的汇报更有说服力？数据监控是关键！

客官°小女子只卖身不卖艺 2024-03-16 13:12 9阅读 0赞

第5讲中玩过一个扫雷游戏，目标是排除计划中的“延期地雷”，但是，总有些“雷”防不胜防。我们在做计划的时候，明明已经想得非常周全了，可是，真正开工几天之后才发现，很多事情并没有那么简单。

### 1 学习场景：预估3d，结果做2w？ ###

“我们在做课程系统，因为政策原因现在要紧急对购物车功能扩展改造，最初评估时，研发认为功能并不复杂，3天就够。但开工后发现，这“坑”改动起来牵涉面太大，老的订单系统盘根错节，不好下手，现在看来至少两礼拜。”

可问题是，这个任务正好在关键路径，如它延期，所有都得跟着延。老板特意交待过，这次上线关系到年底最重要KPI，不能延期！

咱们先冷静！泰山崩于前而色不变，这是项目经理必须要修炼的心态。即便在规划时做好万全计划，在项目监控过程中，你仍然还是会遇到各种各样的情况，甚至紧急突发状况，这个时候有效的沟通汇报是必不可少的。

监控过程必须掌握的项目汇报的三个要点，能帮助你通过汇报，推动问题的解决。

### **2 紧急汇报：直面问题有章法** ###

作为项目执行人员，我只管安心干活，不希望有人打扰问东问西。假设执行中遇到困难，往往也更习惯自己琢磨，拼命加班赶上进度，不到最后一刻绝不暴露问题出来。结果，等到被发现，往往已经有天大的进度偏差！

承认自己遇到问题需要帮助，其实很困难。毕竟，很多人都有“特别想要把事情做好，让老板有个好印象”心态。但作为项目管理人员，当事情超出你的可控范围，我们第一时间应该直面问题，如实呈现和反馈困难。这种真实坦诚，对整个项目反而最有利。

#### 怎么做到真实坦诚 ####

汇报！看个紧急问题的汇报方法。

#### 紧急报告 ####

在：

*  项目发生突发事件
 *  或者提示重要风险状态变化时

的实时报告，如：

*  遇到高风险延期
 *  线上重大问题
 *  或重要客户投诉
 *  …

目的是向全组或主要干系人通报项目重要变化，以：

*  及时协调应对工作
 *  或第一时间寻求外部支援

#### 紧急报告咋写？ ####

因事发突然，紧急报告一般不拘泥具体形式，关键言简意赅传递信息，并组织后续跟进动作。紧急报告包含5个基本元素：事件描述、影响后果、跟进分析、响应措施、所需支持。如下案例：

1.  事件描述：购物车改造功能高延期风险
2.  影响后果：由于此功能在项目的关键路径上，很有可能会造成项目整体延期2w
3.  跟进分析：本期购物车改造功能，有部分调整涉及到底层订单系统，里面有大量遗留代码，已经很久没有人维护了。之前对此风险的评估不够充分，改动风险很高，可能会影响全站订单系统的稳定性，具体影响仍需要详细分析
4.  响应措施：主程全力以赴做好技术评估，本周内给出详细任务评估时间表；与此同时，产品人员介入，调研规避老系统又能满足需求的可行性，本周内给出调研结论
5.  所需支持：熟悉老系统的资深技术人员及咖啡因一箱

提交后，发起人第一时间就会关注到，项目组正面临棘手问题及可能造成的影响。同时，他也了解到：

*  团队正在试图解决这问题
 *  目前解决方案是啥
 *  还需要啥样支持和帮助

若你能够第一时间跟发起人当面沟通，效果更好。沟通的具体内容，同样可参考这个模版。

回到案例，因为项目经理：

*  及时而坦诚的风险预警
 *  有序的紧急措施安排

使得这次问题造成的影响得以迅速控制。最后，产品跟开发一起修改产品逻辑，尽可能规避一切上线后高风险项。这次紧急汇报，让他们及时调整后续灰度发布的时间安排及上线后运营方案，避免了用户侧更大的影响和损失，同时也把对KPI的影响降到最低。

实际上，执行过程中突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养：

*  你必须直面问题，紧急时刻勇于站出来承担责任，这不会让老板对你印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好应对方式
 *  你要尽可能简洁描述清楚可能的影响和后果，目前建议方案和所需支持，最大程度争取各相关环节的协同配合，共同应对问题

### 3 常规汇报 ###

项目周报要回答的三个问题。

#### 3.1 常规汇报该如何做？ ####

很多同学项目周报如下图，虽然周报清楚罗列上周做了啥，下周要做啥，但我看完后经常一头雾水。

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因为周报只有一堆任务流水账罗列，但项目的：

*  整体进展状态如何？
 *  风险可控？
 *  目标达成有没有问题？

好的项目周报，最重要的就是回答好这3问。为了更直观地描述项目的状态，我们可以使用天气图标，把项目分成以下六个等级：

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有了天气图标和风险等级提示，项目汇报就清晰多了，如下图：

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项目周报是向项目团队、干系人沟通项目状态的常用手段，你要用简要方式呈现项目全貌，客观展示项目问题，推进问题解决。

周报模板，你根据自己项目组需要，选择合适内容模块：

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最必不可少的就是整体项目状态评估、风险列表、项目概况及计划变更情况。好周报应让大家对项目现状的3问形成统一、清晰的整体认知。这份整体认知，可以让平时扎在细节工作中的人，从全局视角来了解和看待整体，从而更好地完成自己的工作。

周报阅读时间不应超过5min。因此，在写到进展和问题时，切忌事无巨细，只写要点即可。周报不是为表现工作量，更不是刷存在感，只说重点！

### 4 数据汇报：善用“透明”的力量 ###

我在第1讲中提到过，作为新手项目经理的我，经常觉得哪儿哪儿都是问题，今天催这个，明天推那个，可就是什么事都推不动，谁都不配合。后来，我发现，与其每天挨个去盯梢，不如多花点功夫，把这些状况全部“透明”出来！

说干就干！我开始研究Jira中的各种图表。俗话说，一图胜千言。拿线上事故的改进措施为例，每次都说要建立完善的保障体系，可是经常一个月过去了，也没什么进展。于是，我就把事故数据拉出来，根据原因定位，分门别类地做成直观的数据图表。后来，我发现，只要我坚持在项目组大群里发上三天，表格上的数据就会悄无声息地发生变化，改进项清零的速度也加快好多。

那是我第一次体会到“透明”的力量。在这以后，在项目汇报和日常跟进中，能够用图表和数据的，我就不会用文字。作为项目管理人员，你手中不见得有多少权力，但有一种强大的力量，你一定可以无限获取，那就是“透明”。

我给你介绍几种常见的项目仪表盘，这些图表，你都在JIRA中快速地绘制出来，其中，倒计时图是个非常醒目的标志，可以帮助大家建立清晰的时间意识，而工作任务的状态分布和剩余工作量分布，可以清晰地展现出每位成员的工作排布情况，快速发现和定位执行过程人员工作量的瓶颈。

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这里我想要特别介绍下燃尽图（Burn Down Chart），这是敏捷开发方式中用于表示任务完成趋势的工作图表，横轴表示时间，纵轴表示工作量。如果你在做好规划之后，把任务和工作量录入JIRA，设定好迭代的预期完成时间，就可以自动生成这样的图表。

这种图表可以 **直观地进行过程预测和风险预警**，其中，灰色线是计划完成情况的基线，红色线代表实际完成情况。在进展顺利的情况下，红色实际线会紧贴着灰色计划线，一路往下，直到“燃烧殆尽”。每天开站会时，更新完任务状态之后，团队可以一起看下燃尽图的变化。如果红色线连续多天居高不下，一直停留在灰色线上方，这就说明进展持续低于预期，你就要多加关注了，具体分析到底是哪个环节拖了后腿，然后有针对性地发起改善。

JIRA上有丰富的插件去获取各类图表和数据。不过，比工具更为重要的是，你要结合项目组中当前需要重点推进或改进的事项，选择合适的数据和图表去做“透明”。

### 5 总结 ###

监控过程中，进行项目进展汇报的几种方法，包括紧急汇报的五个元素，常规项目周报要包含的重要内容，以及如何运用透明的力量，通过数据汇报推动问题的解决。

“紧急汇报直面问题，常规周报简明扼要，数据透明直观清晰！”艾文总结道。艾文讲的头头是道，我忍不住赞美：“很棒啊！艾文，看来你已经掌握了要领。”“嗯，老师，不过我还有一个监控过程中的问题，我带的项目总是前期非常拖沓，需求稿、设计稿经常给得很晚，开发承受着很大的压力，只好拼命加班，这种情况有什么好对策吗？

透明，为了促发改变，我尝试客观记录“策划、设计、开发、测试”各环节的时长分布，通过这简单数据记录可看到，几乎每个版本都是需求设计拖沓到最后，开发测试拼命加班，这带来很多返工和质量风险。这份数据在项目汇报中展示以后，引发管理层高度关注，在下个版本，这些问题迅速得到改善。

项目进展汇报是项目经理面向所有干系人、非常重要的一个沟通和发声的平台，运用得好的话，可以成为项目经理有力的杠杆力量。有效运用这个杠杆的秘诀就是：想要改善什么，就透明什么，越直观越好！

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